Hotshi, responsable du traitement, est particulièrement attentive à la protection et au respect de votre vie privée. La présente politique de confidentialité a vocation à vous présenter la manière dont nous collectons, utilisons et partageons vos Données à caractère personnel et ce conformément à la Réglementation. Nous vous invitons à lire attentivement le présent document pour connaître et comprendre nos pratiques quant aux traitements de vos Données personnelles.
1 – Définitions
« Données à caractère personnel » ou « Données » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des Données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
« Données sensibles » désigne les Données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des Données génétiques, des Données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des Données concernant la santé ou des Données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. La Société ne traite aucune donnée sensible ;
« Responsable du traitement » désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. En l’espèce il s’agit Hotshi;
« Règlementation » désigne le Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation des Données (RGPD) et la Loi informatique et liberté n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
« Sites » désigne tous les sites internet édités par Hotshi.
2 – Les Données que nous recueillons
Par l’intermédiaire de nos Sites internet, nous sommes susceptibles de recueillir et de traiter les Données suivantes :
2.1 – Les Données que nous recueillons à l’occasion de vos prises de contact ou de vos inscriptions à la newsletter.
Afin de rentrer en contact, nous sommes amenés à traiter les Données suivantes :
Données d’identification : email, civilité, prénom, nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone ;
En cas de partenariat commercial ou de collaboration, les données de paiement : RIB, numéro de carte bancaire, date d’expiration, cryptogramme visuel (Ces données sont traitées par des prestataires de paiement/sous-traitants mais ne sont pas conservées Hotshi ni par les sous-traitants).
Lorsque vous vous inscrivez à la newsletter ou à un évènement spécifique nous recueillons également les Données ci-dessus ainsi que tout autres éléments audiovisuels si vous nous en fournissez une.
Si vous nous transmettez des informations personnelles concernant un tiers, vous devrez lui fournir une copie de cette Politique.
2.2 – Les Données que nous recueillons à l’occasion de votre inscription à notre newsletter ou de la signature d’une pétition
Lors de votre inscription à notre newsletter, nous recueillons les Données suivantes :
Nom ;
Prénom ;
Email ;
Numéro de téléphone.
Ces Données nous permettrons de vous contacter par email, courrier, téléphone ou sms pour vous faire part des actualités de la Société.
2.3 – Les Données que nous recueillons via les cookies et autre trackers
Les Sites Hotshi utilisent des cookies installés sur votre ordinateur lors de votre navigation. Un cookie est un fichier de petite taille qui enregistre des informations relatives à la navigation sur un Site. Les données ainsi obtenues visent à faciliter la navigation ultérieure sur le Site, et ont également vocation à permettre diverses mesures de fréquentation. Pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons les cookies et les modalités d’opposition, veuillez consulter notre Politique cookies.
2.4 – Les Données sensibles
Hotshi ne traite aucune Donnée sensible.
3 – Les durées de conservations
Les Données des contacts seront conservées pendant 10 ans après l’année du dernier contact, notamment pour être en mesure de répondre aux demandes de l’administration. Pendant cette période, votre adresse email pourra être utilisée afin de vous faire part des actualités de la Société. Au-delà de cette période, les données anonymisées permettant la réalisation d’études statistiques seront alors conservées.
Les Données de navigation des visiteurs seront conservées 36 mois.
4 – Les finalités et bases légales sur lesquelles sont fondés nos traitements
Chaque traitement de Données poursuit une finalité précise et est fondé sur une base légale.
Les traitements visés au 2.1 ont pour base légale :
L’envoi de la lettre d’information aux personnes en ayant effectué la demande
L’enregistrement de la signature de personnes
L’exécution de contrat unilatéral
Le respect d’une obligation légale à laquelle le Responsable de traitement est soumis
La prise en compte de votre inscription
L’exécution du contrat
La sollicitation
La réalisation d’opérations de prospection
L’intérêt légitime de Hotshi
Le traitement visé au 2.2 a pour base légale :
L’envoi de la lettre d’information aux personnes en ayant effectué la demande
L’enregistrement de la signature de personnes
L’exécution de contrat unilatéral
Le respect d’une obligation légale à laquelle le Responsable de traitement est soumis
La prise en compte de votre inscription
L’exécution du contrat
La sollicitation
La réalisation d’opérations de prospection
Ce traitement a pour base légale l’intérêt légitime de la Société et parfois le consentement.
5 – Les destinataires de vos Données
Peuvent être destinataires de vos Données :
les Services « Communication » de Hotshi pour vous adresser nos actualités ou des demandes ;
le service « Données » de Hotshi pour la gestion de la base de données ;
nos sous-traitants en charge des opérations commerciales ou marketing ;
nos sous-traitants en charge des opérations de paiement ;
nos prestataires informatiques ;
les autres entités publiques et/ou gouvernementales.
En cas de réorganisation ou de restructuration, envisagées ou finalisées, certains auditeurs, conseillers, acquéreurs, pourraient également avoir accès à vos Données.
Il peut également arriver que vos Données soient partagées avec d’autres organismes. Vous pouvez vous y opposer selon la méthode visée à l’article 9.
6 – Transferts de Données
Hotshi ne transfère pas vos Données en dehors de l’Union européenne et africaine. Néanmoins, il est possible que ces dernières soient hébergées sur des serveurs situés en dehors de l’Union européenne.
Dans ce cas, Hotshi s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires à la préservation de l’intégrité et de la sécurité de vos Données afin que ces dernières soient :
situées dans un Etat considéré comme adéquat par la Commission européenne ;
envoyées à des entités présentant des garanties suffisantes quant à la protection des Données à caractère personnel par la mise en œuvre et la signature de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
7 – Sécurité des Traitements
Hotshi assure le traitement de vos Données en toute confidentialité et en toute sécurité en mettant en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver dans des conditions optimales leur sécurité, leur confidentialité et leur intégrité.
Seules les personnes strictement habilitées par Hotshi auront accès à vos Données. Aucun tiers non autorisé ne saurait y avoir accès, hors obligation légale ou unioniste incombant au Responsable de traitement.
8 – Journalistes, influenceurs/utilisateurs des réseaux sociaux, experts
Hotshi tient à jour les coordonnées des journalistes et personnes qui exercent une influence sur les réseaux sociaux, les experts et personnes qui rendent publics leurs renseignements personnels ou professionnels ou leurs opinions. Ces listes sont consultées et/ou utilisées par Hotshi afin d’adresser des communiqués de presse et des informations sur la défense des causes qui lui sont chères. La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de Hotshi.
9 – Vos droits
En application de la loi Informatique et libertés et du RGPD, vous disposez à tout moment d’un droit d’accès, de modification, d’opposition à la prospection commerciale et en cas de motifs légitimes, du droit à la limitation du traitement de vos Données et du droit de demander la suppression des Données personnelles vous concernant. Vous disposez également du droit à la portabilité de vos Données, du droit de définir des directives concernant vos Données en cas de décès et du droit de retirer votre consentement. Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à contact@hotshi.com.
Si satisfaction ne vous était pas donnée concernant le traitement de vos Données ou l’exercice de vos droits, vous avez la possibilité de saisir la CNIL.
10 – Mise à jour
La présente politique pourra faire l’objet d’actualisation par Hotshi, en cas de nouveaux traitements, et notamment sur le fondement :
des changements significatifs intervenus dans la législation et/ou la jurisprudence ainsi que les normes techniques applicables au Système d’Information ;
de l’évaluation des risques ;
des réajustements suggérés par la mise en œuvre des procédures internes de gestion de l’information.
